Système d'encaissement, plus que quelques mois pour vous mettre en règle!
Si pour l'heure aucune aucune obligation légale ne contraint les commerçants à posséder une caisse enregistreuse, cela va pourtant bientôt changer.
En effet, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront s'équiper obligatoirement d'un système d'encaissement sécurisé certifié NF525 d'ici au 1er janvier 2018.
Qui est concerné par ce nouveau dispositif?
C'est simple, cette nouvelle loi concerne tous les commerçants et professionnels assujettis à la TVA, qu'il s'agisse de professionnels de la restauration et autres commerces de proximité.
Il s'agit d'une mesure pour lutter contre la fraude à la TVA. Ainsi, tous les commerçants ne possédant pas de caisse enregistreuse ou une caisse enregistreuse non sécurisée seront hors la loi et devront se mettre en conformité avant le 1er janvier 2018.
Comment me mettre en conformité?
Si cette mesure vous concerne, il sera nécessaire de vous équiper d'une caisse enregistreuse équipée d'un logiciel ou d'un système de caisse conforme à la norme NF525, répondant à de conditions de sécurisation, de conservation, d'archivage, et d'inaltérabilité des données, en prévision d'un éventuel contrôle de l'administration fiscale.
Cette mise en conformité avec la loi nécessitera soit l'acquisition d'un nouveau logiciel de comptabilité ou de gestion, sa mise à jour, ou le renouvellement ou l'acquisition d'un système de caisse conforme.
Ces équipements devront être ensuite attestés soit par un certificat délivré par un tiers habilité comme Infocert, bénéficiant d'accréditations, ou bien par une attestation individuelle délivrée par l'éditeur, qui devra être conforme à un modèle fixé par l'administration.
Les risques encourus en cas de non conformité du logiciel de caisse
Ne pas vous mettre en conformité peut vous coûter cher. La non présentation d'une attestation ou d'un certificat de caisse sécurisé auprès des agents de l'administration fiscale en cas de contrôle peut vous exposer à une amende de 7500€ par logiciel ou système de caisse concerné. Autant dire un petit pactole!
Les personnes concernées par ce rappel à la loi disposeront ensuite d'un délai de 60 jours à compter de la réception ou de la remise du procès verbal dressé par les agents fiscaux pour se mettre en conformité. Passé ce délai, le commerçant assujetti à la TVA s'expose à devoir payer une seconde fois l'amende si rien n'a été fait pour se mettre en conformité avec la loi.
De plus, s'il s'avère que des recettes dissimulées soient découvertes suite au contrôle, des pénalités d'impôts pourront être cumulées avec l'amende forfaitaire.
Toutefois, l'amende ne sera pas appliquée si l'intéressé fournit des justificatifs, une attestation ou un certificat de conformité dans un délai de 30 jours après réception du procès verbal.
Les différentes sortes de système de caisse
Plusieurs systèmes de gestion d'encaissement existent sur le marché. On peut en distinguer 3 types différents:
- Les systèmes de caisse dit "autonomes": plus communément appelées "caisses enregistreuses", il s'agit d'un matériel n'ayant pas la faculté d'être paramétré pour communiquer avec d'autres systèmes de caisse ou avec un système centralisateur d'encaissement. Désormais ce système sera interdit, pour passer aux caisses enregistreuses sécurisées.
- Les logiciels d'encaissement paramétrés sur ordinateur(s): Proposent l'enregistrement, la sécurisation, l'archivage des données en temps réel, ainsi que la tenue d'écritures comptables.
- Les systèmes de caisses informatisés, pouvant sécuriser, archiver, enregistrer les encaissements dans le système.